Hej! Vill ni samverka med oss i vårt gemensamma projekt? Nej tack!
Visst vore det ett konstigt svar på en fråga om samverkan? Men faktum är att inom offentlig upphandling är avtalen för det mesta uppbyggda så, utan idé om samarbete. Det finns ingen tydlig form för samverkan, samarbete eller ett annat populärt ord: partnering. Jag vill dock påstå att en framgångsrik samverkan/partnering kan skapa helt nya och förbättrade affärsmöjligheter för båda parter.
Dialog lägger grunden för framgångsrik samverkan
I de flesta avtal inom offentlig upphandling finns ett djupt rotat ”Master-Servant” förhållande, där köparen, ”mastern”, ställer kraven, och leverantören, ”Servant”, ska utföra dem. Leverantören får ofta ta mycket av risken och dessutom till ett fast pris. Det skapar en rädsla för att göra fel, man höjer priset samtidigt som det öppnar upp för diskussioner om vad som ska ingå och inte.Samtidigt vittnar många leverantörer om att om de bara fick ha en djupare dialog med köparen så skulle många av problemen och riskerna minska eller försvinna.
Det är detta sätt att arbeta som ligger bakom begreppet samverkan, eller partnering som också används.
Släpp in leverantören tidigt i projektet
I korthet kan sägas att ju tidigare leverantören kommer in i förberedelserna för projektet, t.ex. ett byggprojekt, desto mer samverkan/partnering föreligger. Upphandlingen blir annorlunda eftersom man inte köper något konkret, utan mer en vision, och den bedömning som måste göras är med vilken leverantör denna vision sannolikt bäst kommer att uppfyllas. Det kräver hög kunskap och lång erfarenhet hos köparen. Men vilken kunskap och erfarenhet? Finns det ytterligare förutsättningar som är viktiga?
Råd för att lyckas med partnering- och samverkansprojekt
Här kommer mina fyra viktigaste råd till de av er som står inför att göra en samverkans-/partneringupphandling, eller om ni är leverantörer, vill få era kunder att jobba mer i samverkans-/partneringprojekt.
- Köparen måste ha en organisation som kan arbeta i projektet under hela avtalsperioden som ofta kan vara 5-10 år, trots personalomsättning och omorganisationer.
- Köparen måste ha satt upp tydliga mål för samarbetet, vad är man ska uppnå som inte kan uppnås i ett mer traditionellt samarbete?
- Köparens team måste ha en hög kunskap både om sin egen organisation och om marknaden, vilka typer av bolag passar bäst för detta sätt att samarbeta? Vad behöver vår organisation tillföra?
- Köparen måste noggrant granska säljarens modell för samverkan/partnering. Kommer den att fungera med vår organisation?
Den svåraste är första punkten eftersom större organisationer naturligen genomgår förändringar över tid. Köparen måste därför kunna visa för säljarna att de har ett tydligt mandat och kan försörja projektet med rätt folk över tid.
Det är viktigt att som leverantör inte hoppa på första bästa upphandling bara för att det står partnering. Många köpare underskattar förberedelsearbetet. Se till att ta fram en ”samverkansgranskning”, dvs kriterier som ni anser ska föreligga för att köparen ska bli godkänd som samarbetspartner till er.
Tillit och gemensamt ansvar ger det bästa slutresultatet
I grund och botten talar vi här om en beteendeförändring, hur köpare och säljare ska samarbeta på nya sätt. Det är alltid svårt att ändra beteende, men samverkan/partnering har visat många fördelar i de projekt som jag själv varit inblandad i. Det skapas ett betydligt större förståelse för parternas behov och i slutänden ett bättre resultat. Totalekonomin blir bättre bl.a. för att risknivåerna sänks när parterna litar på varandra och tillsammans ansvarar för slutresultatet.
Vill du testa partnering/samverkan som köpare, t.ex. inom bygg, IT eller andra områden?
Vill du som leverantör få fler köpare att överväga partnering/samverkan som samarbetsform?
Kontakta gärna mig i så fall så delar jag med mig av ännu fler erfarenheter.
Detta kan förändra och förbättra er offentliga affär på ett avgörande sätt om ni är villiga att pröva nya vägar.
Lycka till med affärerna!
Magnus Josephson
